Monitorizar el Progreso de su Negocio
Mantener buenos registros es esencial para evaluar el progreso de su negocio, identificar productos exitosos y determinar cambios necesarios. Estos registros no solo facilitan la gestión diaria, sino que también aumentan la probabilidad de éxito a largo plazo.
Preparar sus Estados Financieros
Registros precisos son cruciales para la preparación de estados financieros, incluyendo los estados de ingresos y los balances contables. Estos documentos son vitales tanto para la gestión interna como para las relaciones con bancos y acreedores. Un estado de ingresos muestra los ingresos y gastos durante un período específico, mientras que un balance contable presenta los activos, pasivos y el patrimonio en una fecha determinada. Por ello, contar con un contador confiable y responsable, como Progresa Inc., es fundamental.
Identificar sus Fuentes de Ingresos
Sus registros deben identificar claramente las fuentes de ingresos, ya que recibirá dinero o propiedades de diversas fuentes. Esta información es esencial para separar los recibos del negocio de los que no lo son, y para distinguir entre los ingresos tributables y los no tributables. Tener esta claridad facilita la preparación de sus declaraciones de impuestos y ayuda a mantener la integridad de sus registros financieros.
Preparar sus Declaraciones de Impuestos
Los registros precisos son igualmente cruciales para la preparación de sus declaraciones de impuestos. Estos registros deben comprobar los ingresos, gastos y créditos que usted informe. Generalmente, los mismos registros que utiliza para monitorear su negocio y preparar sus estados financieros también serán útiles para la preparación de sus declaraciones de impuestos.
Comprobar las Partidas en sus Declaraciones de Impuestos
Es esencial mantener sus registros de negocios disponibles en todo momento para la inspección del IRS. Si el IRS decide revisar alguna de sus declaraciones de impuestos, podrían solicitarle explicaciones sobre las partidas informadas. Tener un conjunto completo de registros hará que el proceso de revisión sea mucho más ágil y sencillo.
Documentos Comprobantes del Negocio
Las transacciones de su negocio generarán documentos comprobantes, que incluyen recibos de venta, facturas, cuentas pagadas, recibos, hojas de depósitos y cheques cancelados. Estos documentos contienen la información necesaria para registrar en sus libros y son cruciales para comprobar los asientos en sus libros y en su declaración de impuestos. Es importante mantener estos documentos de manera ordenada y en un lugar seguro, organizándolos por año y por tipo de ingreso o gasto.
Carga de la Prueba
La responsabilidad de probar las entradas, deducciones y afirmaciones hechas en sus declaraciones de impuestos se conoce como la carga de la prueba. Usted debe fundamentar ciertas partidas de gastos para poder deducirlos. Generalmente, los contribuyentes cumplen con esta carga teniendo la información y los recibos necesarios para sus gastos. Debe mantener los registros adecuados para probar sus gastos o tener evidencia suficiente que sustente sus afirmaciones. Por lo general, necesitará pruebas documentales, tales como recibos, cheques cancelados o facturas. Además, se requiere evidencia adicional para ciertos gastos como viajes, entretenimiento, regalos y uso de automóvil.
Períodos de Prescripción Aplicables a las Declaraciones de Impuestos sobre los Ingresos
Tres Años: Guarde sus registros por 3 años si no aplica ninguna de las situaciones descritas más adelante.
Reclamaciones de Crédito o Reembolso: Guarde sus registros por 3 años a partir de la fecha de presentación de su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, la que sea posterior, si presenta una reclamación de crédito o reembolso después de presentar la declaración de impuestos.
Siete Años: Guarde sus registros por 7 años si presenta una reclamación de pérdida por acciones sin valor o una deducción por deuda incobrable.
Seis Años: Guarde sus registros por 6 años si no declaró ingresos que debía haber declarado y representan más del 25% de los ingresos brutos mostrados en su declaración.
Indefinidamente: Guarde sus registros indefinidamente si no presenta una declaración de impuestos o si presenta una declaración fraudulenta.
Cuatro Años: Guarde por un mínimo de 4 años a partir de la fecha de vencimiento o pago del impuesto, la que sea posterior, sus registros relacionados con el impuesto sobre la nómina.
Al decidir si guardar un documento o tirarlo a la basura, pregúntese si este puede ser necesario para comprobar una entrada, deducción o afirmación hecha en sus declaraciones de impuestos. Es mejor mantener más documentos de los necesarios que no tener los suficientes en caso de una revisión.
La clave para el buen funcionamiento de su negocio radica en la minuciosa gestión y mantenimiento de registros. Estos no solo le permiten monitorear el progreso de su negocio y preparar estados financieros precisos, sino que también son esenciales para identificar sus fuentes de ingresos, preparar sus declaraciones de impuestos y cumplir con la carga de la prueba ante el IRS. Mantener los documentos comprobantes de sus transacciones de manera ordenada y segura es una práctica esencial que protege sus intereses y asegura el cumplimiento con las obligaciones tributarias.
Fuente IRS
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