Revisiones de la autoridad: ¿Esta su negocio preparado?

Es esencial que todo dueño de negocio con trabajadores, este debidamente preparado para una posible revision por parte de las autoridades migratorias o laborales. ¿lo esta usted?

Aunque la legislacion no ha cambiado, existe la posibilidad que si haya cambios en la frecuencia e intensidad de las inspecciones. Por ello, hoy mas que nunca, tener en orden la documentacion de sus trabajadores ya no es una buena practica: es una necesidad legal y estrategica.

Empleados (W‑2): documentacion esencial

• Form I‑9 (verificacion de elegibilidad de empleo)

  • Seccion 1: el empleado la completa a mas tardar su primer dia.

  • Seccion 2: el empleador la completa dentro de los 3 dias habiles siguientes.

• Copias de documentos: opcionales. Si decide guardarlas, hagalo para todos los empleados y mantengalas disponibles para inspeccion.

• No solicite documentos especificos: el empleado elige entre las Listas A/B/C.

• Form W‑4 (federal): conserve el mas reciente en expediente (no se renueva por defecto).

• Form NC‑4 / NC‑4EZ (o su equivalente en otro estado): requerido por Carolina del Norte para retencion estatal (el W‑4 federal no lo sustituye).

Contratistas (1099)

• Trabajadores en USA: solicite Form W‑9. Si no proporcionan ITIN o SSN correcto, el IRS notificara el error y le exigira un backup withholding del 24% 

• Trabajadores no residentes: solicite Form W‑8BEN / W‑8BEN‑E segun corresponda.

• NC – retencion estatal: por servicios realizados en NC y pagos > USD 1,500 en el año, retenga 4%; esto incluye a contratistas con ITIN (incluido “applied for” o vencido), con excepciones limitadas (p. ej., H‑2A).

  
  
  
  

Recomendaciones operativas

• Mantenga los I‑9 en un archivo separado del resto de los expedientes de personal y listos para presentarse en 3 dias habiles si una autoridad lo solicita.

• Estandarice sus checklists de contratación (I‑9, W‑4, NC‑4/NC‑4EZ/NC‑4 NRA) y sus cartas de onboarding.

• Para contratistas, incorpore en sus contratos la obligacion de entregar el formulario fiscal correcto (W‑9/W‑8), y un flujo de backup withholding si falta el TIN.

• Revise anualmente su politica de conservación de registros (federal minimo 4 años para registros de empleo/retenciones; I‑9 segun regla específica).

  
  
  
  

Advertencia: La falta, errores o inconsistencias en I‑9, W‑4, NC‑4/NC‑4EZ o en la obtencion de W‑9/W‑8 pueden exponer a sanciones y multas  tanto federales como estatales. Mejor prevenir con orden documental y procesos estandarizados. Si necesita una consulta sobre esto, agende su cita con un especialista llamando al 336-9870515