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Empresas Deben Presentar electrónicamente el formulario 8300

Updated: Oct 5, 2023




WASHINGTON — El Servicio de Impuestos Internos anunció que a partir del 1ro de enero de 2024, las empresas deben presentar electrónicamente el Formulario 8300, informe de pagos en efectivo superiores a $10,000 recibido en un comercio o negocio, en lugar de presentar una declaración en papel. Este nuevo requisito sigue las regulaciones finales que modifican las reglas de presentación electrónica para declaraciones informativas, incluidos los Formularios 8300.


Las empresas que reciben más de $10,000 en efectivo deben informar las transacciones al gobierno de los EE. UU. Aunque muchas transacciones en efectivo son legítimas, la información reportada en los Formularios 8300 puede ayudar a combatir a quienes evaden impuestos, se benefician del tráfico de drogas, participan en el financiamiento del terrorismo y quienes realizan otras actividades delictivas. El gobierno a menudo puede rastrear el dinero proveniente de estas actividades ilegales a través de pagos reportados en los Formularios 8300 que se presentan oportunamente y son completos y precisos.


El nuevo requisito de presentación electrónica de los Formularios 8300 se aplica a las empresas obligadas a presentar electrónicamente otras declaraciones informativas, como la serie de Formularios 1099 y los Formularios W-2. Las opciones de comunicación y presentación electrónica serán más sencillas y facilitarán la interacción con el IRS. Las empresas deben presentar electrónicamente todos los Formularios 8300 y otros tipos determinados de declaraciones informativas que deben presentarse en un año calendario determinado, si deben presentar al menos 10 declaraciones informativas, distintas del Formulario 8300, a partir del año calendario 2024. Por ejemplo, si una empresa presenta cinco Formularios W-2 y cinco Formularios 1099-INT, entonces la empresa debe presentar electrónicamente todas sus declaraciones de información durante el año, incluidos los Formularios 8300. Sin embargo, si la empresa presenta menos de 10 de uno o más tipos de declaraciones informativas, distintos de los Formularios 8300, entonces esa empresa no tiene que presentar electrónicamente las declaraciones informativas y no está obligada a presentar electrónicamente ningún Formulario 8300. Sin embargo, las empresas que no están obligadas a presentar electrónicamente aún pueden optar por hacerlo.


Excepciones

Una empresa puede presentar una solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas debido a dificultades excesivas. Para obtener más información, las empresas pueden consultar el Formulario 8508, Solicitud de exención de la presentación electrónica de declaraciones informativas (en inglés)PDF. Si el IRS concede una exención de la presentación electrónica de cualquier declaración informativa, esa exención se aplica automáticamente a todos los Formularios 8300 durante el año calendario. Una empresa no puede solicitar una exención de presentar únicamente los Formularios 8300 electrónicamente.

La empresa debe incluir la palabra "Waiver" (excepción) en la parte superior central de cada Formulario 8300 (página 1) al presentar una declaración en papel.

Si una empresa debe presentar menos de 10 declaraciones informativas, distintas de los Formularios 8300, durante el año calendario, la empresa puede presentar los Formularios 8300 en papel sin solicitar una excepción.

Si una empresa presenta menos de 10 declaraciones de información, aún puede optar por presentar los Formularios 8300 electrónicamente si así lo decide.


Exenciones

Si el uso de la tecnología requerida para presentar electrónicamente entra en conflicto con las creencias religiosas del declarante, está automáticamente exento de presentar el Formulario 8300 electrónicamente. El declarante debe incluir las palabras "RELIGIOUS EXEMPTION" (exención religiosa) en la parte superior central de cada Formulario 8300 (página 1) al presentar la declaración presentada en papel.


Declaraciones tardías

Una empresa debe identificar por sí misma las declaraciones tardías. Una empresa debe presentar un Formulario 8300 tardío de la misma manera que un Formulario 8300 presentado oportunamente, ya sea electrónicamente o en papel. Una empresa que presente electrónicamente un Formulario 8300 tardío debe incluir la palabra "LATE" (tarde) en la sección de comentarios de la declaración. Una empresa que presente un Formulario 8300 tardío en papel debe escribir "LATE" (tarde) en la parte superior central de cada Formulario 8300.


Mantenimiento de archivos

Una empresa debe conservar una copia de cada Formulario 8300 que presente, así como cualquier documentación de respaldo y la declaración requerida que envíe a los clientes, durante cinco años a partir de la fecha de presentación.

La presentación electrónica proporcionará una confirmación de que el formulario se presentó; sin embargo, los correos electrónicos de confirmación de la presentación electrónica por sí solos no cumplen con el requisito de mantenimiento de archivos. Al realizar la presentación electrónica, los declarantes también deben guardar una copia del formulario antes de finalizar el envío del formulario. Deberán asociar el número de confirmación con la copia guardada. Antes de finalizar el envío del formulario, las empresas deben guardar una copia del formulario electrónicamente o imprimir una copia del formulario.


Fuente IRS.

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