Como dueño de un pequeño negocio, quizas está evaluado la posibilidad de comprar un software de nomina (payroll) para procesar los cheques de pago para los empleados de su compañia.
A pesar que los beneficios que este tipo de programas puedan tener, es importante considerar el hecho de que generalmente las personas que los quieren utilizar tienen poco conocimiento (o ninguno) de la legislación laboral vigente en su estado y a nivel federal.
Por lo que en estos casos los dueños de pequeños negocios deben tomar en cuenta los “pro” y los “contra” de auto gestionar el procesamiento de la nómina de su negocio y no contratar a una persona (o compañia) experta en la materia, revisemos algunos puntos a considerar:
Multas: Al no tener conocimiento de la legislación que constantemente cambia en materia de nómina y de recursos humanos, la compañia corre el riesgo de “sin saberlo” romper la ley o no cumplir con fechas limites de presentación de formularios o envio de pagos de payroll taxes y otras contribuciones relacionadas. El Servicio de Rentas Internas (IRS) señala que algunos sistemas de software de nómina no pueden distinguir los montos de retención voluntarios adicionales de la retención regular al calcular la retención de actualización para el año fiscal actual. Este tipo de falla no se aplica a todos los programas de software de nómina, pero si no se identifica o contabiliza, un negocio puede ser multado por underwitholding.
Gastos de compra (y actualización) del programa o la suscripcion (en caso que sea online) y el tiempo y los recursos necesarios para capacitar al personal que va usar el programa.
Archivado constante: las montañas de información que a veces se recopilan con cada ciclo de nómina, debe archivarse continuamente. Y, este proceso continuo necesita la ayuda de una mano humana. En periodos de mucho trabajo esto se puede convertir en una molestia leve.
Acceso limitado: en muchos casos, el software de nómina se carga en una computadora y solo se puede acceder a los datos desde esa máquina. Esto puede ser una molestia, especialmente si la computadora de procesamiento de nómina tiene problemas tecnicos como un virus informático. El resultado podría ser que todo el proceso de nómina se pierda, lo que puede causar dolores de cabeza en todo el negocio.
Gastos adicionales: la implementación del software de nómina también puede requerir que un empleado asuma las responsabilidades de realizar la nómina interna. Con un empleado adicional, viene el costo de un salario y beneficios adicionales. También debe tenerse en cuenta el costo del soporte técnico cuando ocurren las inevitables fallas de software.
Si está tratando de elegir entre el software de nómina y un proveedor de servicios de nómina , es importante tener estos puntos en consideración, recuerde el refrán que dice “lo barato sale caro” y por querer ahorrar en asistencia profesional de un contador o experto en recursos humanos; a la larga el pequeño negocio corre el riesgo de terminar pagado multas innecesarias por desconocimiento de la materia.