¿Cómo se deben archivar los registros de nómina?

Como dueño de negocio debe conservar todos los registros de impuestos sobre la nómina por lo menos cuatro años después de la presentación del cuarto trimestre del año. Estos deben estar disponibles para la revisión del IRS. Los registros deben incluir:

• El número de identificación del empleador.

• Las cantidades y fechas de todos los pagos de salarios, anualidades y pensiones.

• Las cantidades de las propinas informadas a usted por sus trabajadores.

• El registro de todas las propinas asignadas.

• El valor justo del mercado de los salarios pagados en especie.

• Los nombres, direcciones, números de Seguro Social y ocupaciones de los trabajadores y de quienes recibieron los beneficios.

• Todas las copias de los Formularios W-2 y W-2c de los trabajadores que fueron devueltos a usted porque no se pudieron entregar.

• Las fechas de empleo de cada persona que trabaja.

• Los períodos por los cuales se pagó a los trabajadores y a quienes recibieron los beneficios mientras estaban ausentes debido a enfermedad o lesión y la cantidad y la tasa semanal de los pagos que usted o terceros pagadores les realizaron.

• Las copias de los certificados de retención de impuestos sobre los ingresos de los trabajadores y de quienes recibieron los beneficios (Formularios W-4, W-4P, W-4S y W-4V).

• Las fechas y cantidades de los depósitos de impuestos que usted realizó y los números de acuse de recibo de los depósitos realizados mediante el sistema de pago electrónico del impuesto federal (EFTPS).

• Las copias de las declaraciones presentadas y los números de confirmación.

• Los registros de presentaciones suplementarias y reembolsos de gastos proporcionados a sus trabajadores, incluida la justificación.

• La documentación para corroborar cualquier crédito reclamado. Los registros relacionados con los salarios de licencia por enfermedad calificados y los salarios de licencia familiar calificados, por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2021, y los registros relacionados con los salarios calificados para el crédito de retención de trabajadores pagado después del 30 de junio de 2021, deben conservarse por lo menos seis años.

• La documentación para corroborar la cantidad de cualquier parte del impuesto al Seguro Social del (de la) empleador(a) o trabajador(a) que usted aplazó y pagó para 2020.

Fuente IRS